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Puddin Admissions の導入・運用にあたって寄せられる主な質問と回答をまとめました。ここで解決しない場合は、Puddin サポートチームまでお問い合わせください。

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出願者のデータ収集について

Puddin Admissions は、出願者が志願書を執筆する過程で以下のデータを収集します。
  • タイピング活動 — キー入力の順序とタイミング
  • 修正履歴 — 執筆中に行ったすべての削除・変更・追加
  • 貼り付けイベント — コピー＆ペーストの時刻・回数・内容
  • 執筆速度 — 執筆ペースの変化
  • 一時停止 — 執筆中の停止時間と頻度
  • セッション履歴 — 志願書に取り組んだ日時と時間
収集されるのは、Puddin の執筆環境内での活動のみです。画面録画、カメラ・マイクへのアクセス、他のアプリの使用状況は一切収集しません。
Puddin Admissions では、出願者への招待メールに執筆プロセスが記録されることの説明が含まれています。出願者は志願書の執筆を開始する前に、利用規約とプライバシーポリシーへの同意が求められます。大学として、出願者向けの案内文書に以下の内容を含めることを推奨します。
  • 志願書の執筆環境として Puddin を使用すること
  • 執筆プロセス（タイピング活動、修正履歴など）が記録されること
  • 記録されたデータは著作者確認のためにのみ使用されること
  • データの保存期間とアクセス権限
いいえ、Puddin Admissions は AI 検出ツールではありません。完成した文章を分析して AI 生成の可能性を判定するものではなく、出願者が実際に文章を書く過程を記録することで著作者確認をサポートします。執筆プロセスの証拠（セッションリプレイ、貼り付けイベント、修正履歴など）を通じて、審査担当者は志願書がどのように作成されたかを客観的に確認できます。

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GDPR とプライバシー対応

はい、Puddin Admissions は GDPR（一般データ保護規則）に対応しています。主な対応内容は以下のとおりです。
  • 適法な処理根拠 — 出願者の同意に基づいてデータを収集・処理します。
  • データ最小化 — 著作者確認に必要なデータのみを収集します。
  • 透明性 — 収集するデータとその利用目的を出願者に明示します。
  • データポータビリティ — 出願者からの要求に応じてデータのエクスポートに対応します。
  • 削除権（忘れられる権利） — 出願者または機関からの要求に応じてデータを削除できます。
  • データ処理契約（DPA） — 機関との間でデータ処理契約を締結します。
GDPR への対応詳細や DPA の締結については、Puddin サポートチームにお問い合わせください。
出願者から個人データの削除を求められた場合、入学担当者は Puddin Admissions の管理画面から対象の出願者のデータを削除できます。
  1. 出願者一覧から対象の出願者を選択します。
  2. 「データを削除」をクリックします。
  3. 削除対象のデータを確認し、「削除を確定」をクリックします。
データ削除は取り消せません。削除前に必要な情報のエクスポートを行ってください。また、削除権の行使に関しては、大学の法務・コンプライアンス部門への相談もお勧めします。

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出願者データの保存期間

出願者の執筆プロセスデータのデフォルト保存期間は、選考サイクル終了後2年間です。機関の管理者はこの期間を機関のポリシーに合わせて変更できます。保存期間の変更は、管理者ダッシュボードの「設定」→「データ保存設定」から行えます。
はい、選考サイクルが終了した後も、保存期間内であればデータにアクセスできます。アーカイブされた選考サイクルのデータは、管理者ダッシュボードの「アーカイブ」セクションから確認できます。

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審査担当者のアクセス権限

審査担当者は、担当として割り当てられた（または選考サイクル全体の閲覧権限を付与された）提出物のみにアクセスできます。審査担当者ができること：
  • 志願書の本文の閲覧
  • 執筆プロセスの証拠（セッションリプレイ、貼り付けイベント、修正履歴）の確認
  • 審査所見の記入
  • 審査ステータスの更新
審査担当者ができないこと：
  • 選考サイクルの設定変更
  • 出願者の追加・削除
  • 他の選考サイクルのデータへのアクセス（権限が付与されていない場合）
  • 出願者データのエクスポート（管理者権限が必要）
はい、入学担当者は審査担当者に付与するアクセス範囲を選考サイクルごとに設定できます。特定の選考サイクルのみにアクセスを制限したり、特定の提出物のみを閲覧できるように設定したりすることが可能です。

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判断の記録

審査担当者は各提出物に対して判断ステータス（通過・要確認・懸念あり・保留など）と所見を記録できます。記録された判断は以下のように管理されます。
  • 変更履歴 — 判断ステータスの変更は履歴として記録され、誰がいつ変更したかが追跡可能です。
  • 複数担当者の記録 — 複数の審査担当者が同じ提出物を確認した場合、それぞれの所見が個別に記録されます。
  • エクスポート — 判断結果は CSV でエクスポートして、既存の選考管理システムと連携できます。

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CSV インポートの形式

出願者の CSV インポートに必要な列は以下のとおりです。CSV ファイルはカンマ区切りで、1行目にヘッダー行が必要です。テンプレートファイルは管理者ダッシュボードの「出願者をインポート」からダウンロードできます。文字コードは UTF-8 を推奨します。Excel で作成した CSV ファイルを使用する場合は、「CSV UTF-8（コンマ区切り）」形式で保存してください。
インポート処理では、エラーが発生した行の詳細が表示されます。主なエラーの原因と対処法は以下のとおりです。
  • 重複メールアドレス — 同じ選考サイクル内に同一のメールアドレスが既に登録されています。重複を確認して削除してください。
  • 必須列の欠落 — last_name、first_name、email のいずれかが空白です。
  • 無効なメールアドレス形式 — メールアドレスの形式が正しくありません（@ が含まれているかなど）。
  • 文字コードの問題 — UTF-8 以外の文字コードで保存されている可能性があります。
エラーが解消できない場合は、Puddin サポートチームにお問い合わせください。